26.03.2025
Geldwäscheprüfung durch die Bezirksregierung – Was Sie als Verpflichteter wissen müssen
Die Einhaltung der Geldwäschepräventionsvorschriften ist für Unternehmen unerlässlich. Die Bezirksregierungen spielen dabei eine zentrale Rolle, indem sie regelmäßige Prüfungen durchführen, um die Einhaltung des Geldwäschegesetzes (GwG) sicherzustellen. In diesem Newsletter möchten wir Sie über Ihre diesbezüglichen Pflichten informieren, erläutern, wer als Verpflichteter gilt und darstellen, was und wie Sie dokumentieren müssen, wenn Verpflichteter sind.
Wer ist Verpflichteter nach dem Geldwäschegesetz?
Das GwG verpflichtet eine Vielzahl von Berufs- und Unternehmensgruppen dazu, Maßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu ergreifen. Verpflichtete im Sinne des GwG sind insbesondere:
- Kredit- und Finanzinstitute sowie Zahlungsinstitute
- Immobilienmakler, Immobilienhändler und Beiträger
- Personen und Unternehmen, die Immobilien kaufen, verkaufen
- Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
- Treuhandgesellschaften
- Versicherungsvermittler
- Veranstalter von Glücksspielen
- Güterhändler und Kunstvermittler
Unternehmen aus spezifischen Branchen wie Antiquitätenhändler, Kunsthändler oder bestimmte Handelsunternehmen, die aufgrund ihrer Geschäftsaktivitäten ein erhöhtes Risiko für Geldwäsche aufweisen. Eine Verpflichtung zur Dokumentation besteht, soweit Bargeschäfte über 10.000 € getätigt werden. Dabei kann aber auch geprüft werden, ob diese Voraussetzungen gegeben sind.
Ihre Pflichten als Verpflichteter
Als Verpflichteter nach dem GwG sind Sie verpflichtet, bestimmte organisatorische und technische Maßnahmen zu ergreifen, um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. Zu Ihren Hauptpflichten gehören:
- Sorgfaltspflichten: Identifikation und Überprüfung der Identität Ihrer Kunden sowie die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten.
- Verdachtsmeldung: Unverzügliche Meldung verdächtiger Transaktionen an die zuständige Behörde.
- Risikobewertung: Regelmäßige Analyse und Bewertung der Risiken, die Ihr Geschäftsbereich in Bezug auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung birgt.
- Interne Kontrollen: Etablierung von internen Richtlinien und Schulungen für Mitarbeiter zur Erkennung und Vermeidung von Geldwäsche.
Dokumentationsanforderungen
Eine lückenlose Dokumentation ist entscheidend, um im Falle einer Prüfung durch die Bezirksregierung nachweisen zu können, dass Sie Ihren Pflichten nachkommen. Folgende Dokumente sollten Sie sorgfältig führen:
- Kenntnisgewinnung: Aufzeichnungen über die Identifikation Ihrer Kunden und wirtschaftlich Berechtigten.
- Transaktionsdokumentation: Details zu Transaktionen, einschließlich Datum, Betrag, Art der Transaktion und beteiligte Parteien.
- Risikobewertungen: Dokumentierte Analysen Ihrer Risikolage und die daraus abgeleiteten Maßnahmen.
- Interne Richtlinien und Schulungsnachweise: Schulungen Ihrer Mitarbeiter im Bereich Geldwäscheprävention, Richtlinien zur Einhaltung des GwG und Zugang zum elektronischen Meldesystem.
Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente vollständig, aktuell und leicht zugänglich sind, um eine effiziente Prüfung zu ermöglichen.
Prüfungen
Die Bezirksregierungen sind befugt Prüfungen durchzuführen, um die Einhaltung der Geldwäschevorschriften zu überprüfen. Für die Freiberufler übernehmen die Berufskammern diese Aufgaben. Dabei konzentrieren sich die Prüfer auf folgende Aspekte:
- Überprüfung der Sorgfaltspflichten: Kontrolle der Verfahren zur Kundenidentifikation und -überprüfung.
- Analyse der Transaktionen: Untersuchung von Transaktionsdaten auf Auffälligkeiten und potenzielle Verdachtsmomente.
- Evaluierung der internen Kontrollen: Beurteilung der Effektivität Ihrer internen Richtlinien und Schulungsmaßnahmen.
- Dokumentationsprüfung: Sicherstellung, dass alle notwendigen Dokumente ordnungsgemäß geführt und aufbewahrt werden.
Empfehlungen für eine erfolgreiche Prüfung
- Bereiten Sie Ihre Unterlagen vor: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente aktuell und vollständig sind.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team über die neuesten Vorschriften informiert ist und diese in der Praxis umsetzt.
- Führen Sie interne Audits durch: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre eigenen Prozesse und identifizieren Sie Verbesserungspotenziale.
- Bleiben Sie informiert: Halten Sie sich über Änderungen der gesetzlichen Vorgaben und Best Practices im Bereich Geldwäscheprävention auf dem Laufenden.
Die Einhaltung der Geldwäschevorschriften ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Bestandteil einer verantwortungsvollen Unternehmensführung. Durch sorgfältige Vorbereitung und kontinuierliche Überwachung Ihrer Compliance-Maßnahmen können Sie das Risiko von Verstößen minimieren und erfolgreich Prüfungen durch die Bezirksregierung bestehen.
Für weitere Fragen oder Unterstützung bei der Umsetzung Ihrer Pflichten im Rahmen der Geldwäscheprävention stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, um individuelle Beratung und maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen zu erhalten.